Proje fikri neden proje planı değildir?

Proje fikri çoğu zaman güçlü bir sezgiyle başlar: bir ihtiyaç görülür, bir fırsat hissedilir veya kurum içinde çözülmesi gereken bir sorun belirir. Ancak fikir, kendi başına yönetilebilir bir proje değildir. Fikir yön gösterir; proje ise o yönün nasıl takip edileceğini, hangi sınırlar içinde kalacağını ve kimin hangi kararı vereceğini tanımlar.

Bir fikrin proje planı gibi davranması, özellikle erken aşamada hatalı beklenti üretir. Proje sahibi, daha amaç netleşmeden uzman aramaya başlayabilir; bütçe henüz neyi kapsadığı belli olmadan konuşulabilir; zaman çizelgesi ise gerçek bağımlılıklar görülmeden vaat haline gelebilir. Bu noktada sorun, iyi niyet eksikliği değil yapı eksikliğidir.

Yönetilebilir bir proje için önce amaç yazılmalıdır. Bu proje hangi problemi çözecek, hangi fırsatı değerlendirecek, hangi sonucu üretirse başarılı sayılacak? Ardından kapsam belirlenir: neler dahil, neler özellikle dışarıda, hangi varsayımlar geçerli? Kapsam olmadan bütçe yalnızca tahmindir; rol olmadan takvim yalnızca temennidir.

Proje planı ayrıca karar yapısı ister. Kim onay verir, kim bilgi sağlar, kim uygulamadan sorumludur, hangi durumda konu üst karara taşınır? Riskler de baştan görünür kılınmalıdır. En iyi plan tüm riskleri ortadan kaldırmaz; ama risklerin saklı kalmasını önler.

PMOTURK'ün proje ofisi bakışı bu nedenle önce brief, sonra profesyonel seçimi der. Fikir değerlidir, fakat değerin korunması için fikrin yönetilebilir bir çerçeveye alınması gerekir. Bu çerçeve oluşmadan yapılan harcamalar, çoğu zaman fikri ilerletmek yerine belirsizliği finanse eder.